Freigegebenes Postfach in Outlook hinzufügen

Stand: 27.08.2026

Zweck

Ein freigegebenes Postfach nimmt Nachrichten an eine Sammeladresse entgegen — etwa itsupport@ong.berlin — und stellt sie mehreren Personen gemeinsam zur Verfügung. Wer dafür berechtigt ist, kann es zusätzlich zum eigenen Postfach in Outlook einblenden.

Die Einrichtung erfolgt in zwei Teilen: Zuerst wird das Postfach dem Konto hinzugefügt, anschließend im Outlook-Profil sichtbar geschaltet. Der zweite Teil wird häufig übersehen — ohne ihn bleibt die Seitenleiste unverändert, obwohl der erste Teil erfolgreich war.

Der Zeitaufwand beträgt einmalig etwa fünf Minuten.

Voraussetzungen

• Outlook für macOS in der Fassung mit Profilen. Der hier beschriebene Weg führt über die Menüleiste des Programms, nicht über den Browser
• das dienstliche Microsoft-365-Konto ist in Outlook eingerichtet
• die Berechtigung auf dem freigegebenen Postfach ist bereits erteilt. Ohne sie erscheint das Postfach in der Suche nicht. Die Vergabe erfolgt durch die Administration; Meldung über helpdesk.ong.berlin
• keine Administrationsrechte am Gerät erforderlich

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Teil 1 — Postfach dem Konto hinzufügen

Schritt 1: Einstellungen öffnen

In der Menüleiste Outlook → Einstellungen… wählen.

Schritt 2: Bereich „Konten" öffnen

Im Einstellungsfenster Konten wählen.

Schritt 3: Dienstliches Konto wählen

Die Liste führt sämtliche in Outlook eingerichteten Konten. Das dienstliche Microsoft-365-Konto wählen — erkennbar an der Adresse auf @ong.berlin und am Vermerk Standard.

Schritt 4: Stellvertretungen und Freigabe

In den Kontodetails den Eintrag Stellvertretungen & Freigabe wählen.

Solange noch nichts eingerichtet ist, steht darunter „Keine Stellvertretungen" und „Keine freigegebenen Postfächer".

Schritt 5: Reiter „Für mich freigegeben"

Das Fenster öffnet mit dem Reiter Meine Stellvertretungen — das ist die Gegenrichtung und hier nicht gemeint. Auf Für mich freigegeben wechseln.

Schritt 6: Postfach hinzufügen

Unterhalb der Liste auf + klicken.

Schritt 7: Postfach suchen und auswählen

Im Suchfeld einen Teil des Namens oder der Adresse eingeben. Der Treffer erscheint darunter und wird ausgewählt.

Unten zeigt das Feld Konto an, welchem Konto das Postfach zugeordnet wird; dort muss die eigene dienstliche Adresse stehen.

Kein Treffer bedeutet fehlende Berechtigung Erscheint das gesuchte Postfach nicht, liegt in aller Regel keine Berechtigung vor. Das ist kein Fehler der Einrichtung — die Freigabe ist über helpdesk.ong.berlin zu beantragen.

Schritt 8: Hinzufügen

Hinzufügen wählen.

Schritt 9: Einstellungen schließen

Das Postfach steht nun unter Zusätzlich diese Postfächer öffnen. Das Einstellungsfenster schließen.

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Teil 2 — Postfach im Profil sichtbar schalten

Outlook fasst Konten in Profilen zusammen. Ein neu hinzugefügtes Postfach ist darin zunächst nicht angehakt und bleibt deshalb unsichtbar. Dieser Teil holt das nach.

Schritt 10: Profilbereich öffnen

Im Hauptfenster in der linken Symbolleiste das Profilsymbol wählen.

Schritt 11: Profileinstellungen aufrufen

Das Menü zeigt das aktive Profil — hier Beruflich — mit den zugeordneten Konten. Über das Zahnradsymbol die Profileinstellungen öffnen.

Schritt 12: Profil wählen

Im Fenster Profile links das Profil wählen, in dem das dienstliche Konto liegt. Rechts erscheinen unter Konten sämtliche verfügbaren Postfächer mit einem Auswahlkästchen.

Schritt 13: Postfach anhaken

Beim freigegebenen Postfach das Kästchen setzen.

Schritt 14: Fenster schließen

Das Profilfenster schließen. Die Änderung wirkt sofort, ein Neustart von Outlook ist nicht erforderlich.

Schritt 15: Ergebnis prüfen

Das freigegebene Postfach erscheint in der Seitenleiste unterhalb des eigenen Postfachs, mit eigener Ordnerstruktur.

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Hinweise

• Antworten treten unter der Postfachadresse auf, nicht unter der eigenen — das ist der Zweck eines freigegebenen Postfachs. Wer im Namen der Stelle schreibt, tut das sichtbar als Stelle
• Der Nachrichtenverlauf bleibt an einer Stelle, auch bei Personalwechsel. Eine Weiterleitung an Einzelpersonen ist deshalb nicht nötig und unerwünscht
• Das Postfach ist an das Konto gebunden, nicht an das Gerät — auf einem weiteren Rechner ist der Ablauf jedoch zu wiederholen, da die Profilzuordnung je Installation gilt
• Für den Browserzugang ist der Weg ein anderer: Dort wird das Postfach über Weiteres Postfach öffnen eingebunden. Dieser Ablauf ist hier nicht beschrieben
• Bei Störungen: Meldung über helpdesk.ong.berlin unter Angabe des Schritts, an dem der Ablauf abbricht

Verwandte Dokumentation

Die Einrichtung eines freigegebenen Postfachs durch die Administration ist in M365-Geteilte-Postfaecher beschrieben — einschließlich der Frage, wann ein geteiltes Postfach einer Verteilergruppe vorzuziehen ist.